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如何找到最佳工作環境,提高工作效率?

“遠程辦公工作效率、節奏與環境因人而異,你所要嘗試的是要找到適合自己的。”

 

疫情期間大多數人都選擇在家辦公,關于提高效率,外界給出了很多方法,也有很多的應用科技。但我們每個人都是特殊的個體,每個人在他們工作時都可能呈現不同的狀態,我們中有些人愛早起,有些人習慣凌晨才睡,有些人喜歡工作時走來走去,有些人喜歡站著辦公,有些人喜歡工作時候聽音樂,而有些人則需要絕對安靜。
在尋找提高工作效率的路上,一點很重要 ——適合自己的就是最好的。如果你想辦法改善自己的工作狀態,可以嘗試以下三個方面:

When 何時工作

越來越多的人遠程工作,加入聯合辦公空間或在家工作,在工作時間的選擇上我們有了更大的靈活性,我們可以選擇自己工作效率最高的時候工作。在此之前,我們需要知道是什么在幫助我們更好的工作。另外,什么時候我們的工作效率最高。

首先,我們每個人都有一個內在生物鐘,它的運行方式會因為不同人和不同的年齡階段稍有不同。根據生物鐘的運行方式,每個人對每天的某個特定時段會尤其適應,這就決定了我們是夜貓子還是早起人群。
一般來說,我們都習慣在早上醒來,天黑之后入眠。但我們的生物鐘在青春期會讓休息的時間自動向后延伸,所以這個階段我們更喜歡睡懶覺和熬夜。當我們長大成人后,我們中的一小部分人會成為夜貓子,而另外一小部分人則會習慣早起,而大多數人會回歸正常的作息時間。
你可能已經知道你的最佳時刻是何時,但如果還不知道,那就值得去探索下。我一直都喜歡早起,但我不確定我的身體也是否傾向于早起,所以我嘗試了一次晚起,最后證明這絕對不是我的菜。
盡管我們每個人都有不同的晝夜節律,但我們大多數人到下午都會自然地開始感到精力下降。所以,午飯后反應遲鈍或者行動力下降,其實大多數人都會這樣。

一旦你了解了你體內的生物鐘,一天中你的精力節奏是怎樣的,你就可以利用這些已知信息來規劃更有成效的一天。例如,如果你覺得在深夜工作很適合你,那就把最大的任務或最緊張的項目規劃在這段時間完成; 如果早上的你更加精神振奮,那就需要早起來迎接一段沒有干擾的清晨時光。

我經常在下午需要小睡一會,所以我把一天的主要任務規劃在午餐前完成,在家工作的時候,下午小睡半小時,我發現這是最適合我的。

Where 何處工作
在工作環境的布置中,溫度是很容易被忽略的,但實際上卻至關重要。如果工作環境太冷,我們實際上是在耗費自身能量來保暖; 相反,太熱也不好。所以你需要找到你的“最佳溫度”,并讓你的工作場所盡可能接近這個溫度, 并能根據自身情況進行調節.
如果你與他人共用一個工作空間,有時可能需要用到額外的風扇或取暖設備,或者根據自身需要調整工作位的位置來獲得舒適的溫度。
噪音是另一個影響效率的環境因素,且這一項非常個人化。我一直覺得一邊工作一邊看電視是件很奇怪的事,直到我了解到企業家內特·康特尼(Nate Kontny)并非這樣覺得。
“我一直很喜歡一邊看電視一邊工作,這可能跟其他人不太一樣,電視節目通常是我看過的且輕松的電視劇,像《費利西蒂》(Felicity)或《白宮風云》(West Wing)。我習慣在凌晨1點看著《白宮風云》的重播,來起草我的核心工作內容。”——Nate Kontny在博客上說除了看電視,有些人喜歡邊聽音樂邊工作,有些人則需要絕對安靜才能集中精力。《消費者研究雜志》上的一項研究發現,在有音樂的環境中,適合開展創造性工作,這會幫助人們跳出固有的思維模式,讓思緒自然流動;而安靜的環境更適合需要高度專注力的工作。
最后,環境光線也很重要,光線也同樣影響人們的工作效率。我更喜歡在自然的光線下工作,所以我會盡量找靠近窗戶的位置。《消費者研究雜志》上的一項研究表明,昏暗的環境有助于放松,提高人們的創造性思維。所以,如果你還不清楚你喜歡的工作環境的類型,根據你的工作類型,去測試下吧.

How 如何工作

你知道一天中哪個時段工作效率最高,并且設置好了工作空間,接下來你就可以開始試驗該如何工作了。如何管理工作量,這里有一些建議:

歸類和分解

如果你有不同類型的工作要做,可以把相似的任務放到一起,這樣會比成天在不同類型的工作之間相互切換來的更有效率。例如,小而簡單的任務可以放在你精力不足的時間段或者會議間隙去做。

還有一個建議是將一天的工作重心前置化。先做重要的、緊急的項目,之后再去處理那些沒有截止日期的小任務。因為當將較大壓力的工作完成后,完成其他工作就會輕松得多。

萬事開頭難

當啟動一個大的項目或者一項重要的工作任務時,常常會遇到很多問題,這種情況下,我會將重大任務分解成多項子任務或操作步驟,對于克服啟動任務時的障礙很有幫助。

另外,對于開頭難這個問題,還有一個方法,從小處著眼,比如,花5分鐘的時間來完成一件小事。5分鐘的時間不算長,不會花費我很多精力,但也足夠長,讓我覺得我還可以繼續下去。

挑戰自我

當在家或遠程辦公時,有時很難將所有的工作按時按量完成。那就試試挑戰自己。有時我會挑戰自己是不是能在中午之前完成所有的工作。一個較短的期限會讓你的注意力更集中。

如果你是番茄工作法的粉絲,那你可以挑戰自己在番茄時鐘結束前完成一些事情——也許你不能全部做完,但你會發現,當你在短時間內爭分奪秒地工作時,你會變得更專注。如果你不喜歡滴滴作響的定時器,你可以發掘一些現實生活中的“番茄時鐘”,比如洗碗機運轉完畢,或約定的某個會議的開始來作為手里工作的完成時間。

在我看來,去嘗試一項新的工作方式,不管最后你發現這么做是有幫助,抑或是會起反作用,都是有效的。一旦你找到對的方法,比如你找到了一天中什么時段工作效率最高后,你就可以開始探索下一步,比如將工作歸類,或者把大項目分解等等。

這聽起來可能需要很多努力,但知道什么能讓你高效的回報是巨大的。這絕對比用別人的方法,因為不起作用而感到沮喪更有意義。能夠開始去探索屬于你自己的正確的工作的方法, 這件事情本身就很有意義。

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